La elección del administrador

Primero que todo, quiero dejar algo muy claro: no me opongo, de ninguna manera, a que tengamos la administración más eficiente, barata y eficaz posible.


Dicho esto, les cuento un cuento:


La Directiva del Conjunto ha decidido contratar una sola administración para todo el Conjunto, cambiando el esquema actual de que cada torre tiene su propia administración.


Esta idea, definitivamente, tiene elementos positivos:

• Está de acuerdo con el Reglamento Interno
• Permitirá agilidad en la solución de problemas comunes, tales como los de las puertas de entrada de los parqueaderos (no se me ocurre otro, pero ese ya es un problema grande: se dañan a cada rato)

Sin embargo, y sin profundizar en los elementos negativos, le he dado un vistazo al reglamento interno al que todos nos adherimos al comprar nuestros departamentos y encontré unas cuantas bellezas que quiero compartir aquí (las dejé marcadas en colores para que sean más fáciles de ubicar en el archivo del reglamento).

- La primera, es que la Directiva, según el reglamento interno, ya no es la Directiva, puesto que ya ha pasado más de un año desde que la Asamblea los eligió y los cargos no son autoprorrogables

- La segunda, es que la Directiva no tiene potestad para nombrar al administrador, esta es una función de La Asamblea General. Sí, esto quiere decir, usted, yo, el vecino de al frente, el del edificio de al lado, la Torre de en frente... TODOS. Bueno, excepción sea hecha de los que deben más de un mes de las cuotas de administración.

Charlando con gente que ya lleva largo tiempo acá (yo llevo apenas 4 años) me he enterado que, de hecho, fue una Asamblea la que decidió que, debido a que una administración intentó llevar adelante un trabajo con 4 torres y fracasó estrepitosamente, se decidió que cada torre tenga su propia administración. Y de eso hacen varios años.

Así que, en términos formales, un grupo de personas que solían ser la Directiva, decidió algo que no le compete a ellos y tampoco a la Directiva, porque la única forma legal de nombrar al administrador es con Asamblea General (la cual el Presidente de la Directiva debe citar 2 veces al año, pero supongo que el hecho de que no hemos recibido convocatorias a ello es solo porque no hay Directiva, dudo mucho que sea porque alguien no quiera que haya elecciones) y, como anotaba antes, esa Asamblea se reunió por última vez para decidir que cada Torre elige su propia administración.

Pero bueeeno, no nos quedemos atorados por formalismos. Si una idea es buena, no importa de dónde venga, aunque sea una ex-Directiva, ¿cierto?. Bueno, analicemos entonces cómo se está implementando la idea:

Ahora, sin ser un experto en la materia, entiendo que los procesos de adquisición que se llevan adelante con dinero ajeno (que en este caso es mi dinero, el tuyo, el de la vecina del segundo piso, el de TOD@S y que por eso se parece tanto al erario público) se llevan adelante con criterios de transparencia, publicidad, objetividad e independencia, por enumerar los más obvios.

Cuando hablamos de transparencia, queremos decir que no haya nada oculto: debe haber varios elementos discutidos públicamente antes de iniciar, como por ejemplo unos términos de referencia de lo que se pide cotizar a una compañía, propuestas obtenidas de al menos 3 oferentes pre-calificados (pre-calificados quiere decir que ya pasaron filtros tales como: existir, ser formales, tener capacidad financiera y técnica para responder por errores, tener objeto social compatible, demostrar experiencia en retos de escala y complejidad similar a lo que se proponen...) y de allí partir para hacer una comparación. Un proceso transparente debe generar documentación que permita una auditoría posterior sobre la forma en que se tomaron las decisiones.

La publicidad quiere decir que el proceso debe ser conocido por todos los interesados. Esto es: tú, yo, el señor que siempre saluda en el ascensor, el que mantiene la puerta abierta cuando nos cruzamos en el portón, la señora que entra apresurada al parqueadero... TOD@S. Un proceso público y publicitado debe poder demostrar que hizo esfuerzos para que tod@s l@s interesad@s sepan que esa decisión se iba a tomar, cuándo se iba a tomar y cómo se tomó cuando se tomó.

La objetividad quiere decir que todo el proceso está guiado por parámetros definidos con anterioridad para las fases de pre-calificación, aceptación, revisión de documentación y calificación de las propuestas para, con base en un sistema de puntos, definir la mejor propuesta. También quiere decir que debe haber, desde antes de iniciar el proceso, un modelo de contrato, basado en los términos de referencia, que se propondrá al ganador, en el cual se establecen las obligaciones, remuneración, garantías a ser cubiertas (el reglamento interno las exige) y sanciones en caso de incumplimiento. Un proceso objetivo debe tener normas claras desde el principio.

La independencia quiere decir que no hay conflictos de interés entre los solicitantes de la propuesta y los proponentes. Es decir: debe poder demostrarse que quienes califican la propuesta no tienen ningún interés en favorecer a ninguno de los proponentes. Un proceso independiente exige que las personas que tengan relaciones de amistad o parentezco con los proponentes se excluyan de ser jueces en el proceso.

Ahora bien, con base en la información que está disponible, ¿qué tal si analizamos el proceso de selección del administrador que realizó la ex-Directiva?

Transparencia

- No hay evidencias de que se realizó un proceso de precalificación: de hecho, ¿qué opinaría usted de saber que la compañía adjudicada no ha presentado certificados de experiencia, (bueno, en realidad no tiene ni un año de formada), no tiene como objeto social la administración de edificios (mira su página web, y su registro en la Superintendencia de compañías) y su capital social no alcanza ni para cubrir el costo de un puesto de guardia por un mes (de hecho, ni la tercera parte de ese costo)?

- Ninguna verificación de experiencia de proponente ha sido aportada por la ex-Directiva

- No se conoce de actas del proceso de pre-calificación y calificación de proponentes

- Solo existe un proponente para ser administrador, que es, evidentemente, la empresa a la que se está adjudicando el trabajo

Publicidad

- No conozco de evidencia alguna de que el proceso se haya publicitado a los habitantes del Conjunto (yo no tengo registros, ¿algún(a) amable residente podría manifestar lo contrario?). Sí, yo sé que es complejo comunicar cualquier cosa a más de mil copropietarios: pero este no es un edificio cualquiera de 10 pisos y 20 apartamentos: ESTE ES EL CONJUNTO HABITACIONAL MÁS GRANDE DE QUITO, con una población equivalente a la de un poblado y con presupuestos de cientos de miles de dólares al año... ¿quién le dijo a la ex-Directiva que gestionar aquí era fácil? ¿O es que no se dieron cuenta cuando aceptaron el cargo? La dificultad NO ES EXCUSA.

Objetividad

- No se conoce de evidencias de que se hayan establecido reglas previas o de que el contrato (por firmarse este 8 de marzo) haya sido realizado por el Conjunto con base en términos de referencia. Y bueno, esta es obvia: si no hubo términos de referencia públicos, peor un contrato público.

Independencia

- La existencia de un solo proponente, al existir decenas (si no, cientos) de compañías dedicadas por años a la actividad de administración de edificios, deja la pregunta: ¿cómo se eligió a este proveedor?

Entonces... no son solo formalismos: una Directiva o ex-Directiva que no solo no tiene atribuciones para contratar, sino que NO PUEDE DEMOSTRAR QUE ESTE ES EL MEJOR PROVEEDOR POSIBLE puede estar cometiendo un error que escapa de formalismos y se convierte en algo esencial, de fondo: se está poniendo en riesgo todo aquello que nos une porque lo queremos y que no solo es la correcta administración del Conjunto y cumplimiento de las reglas de nuestro Reglamento Interno, sino el cuidar de nuestro patrimonio y usar sabia y prudentemente dinero que no es de ellos ni es de la ex-Directiva, porque ES NUESTRO.

Mi propuesta

Para no ser muy aburrido, lo pongo muy simple: que se cumpla el reglamento y que se desarrolle un proceso de adquisición de servicios que cumpla las premisas de transparencia, publicidad, objetividad e independencia.

Esto implica:

- Que la ex-Directiva se abstenga de comprometer a Parque Real en un contrato que no tiene potestad de firmar. 

- Que la ex-Directiva convoque a una Asamblea para que se elija la nueva Directiva, en donde haya personas que no solo quieran cumplir el reglamento interno, sino que sepan que el reto que se les propone no es una tarea fácil.

- Que la Directiva electa reciba un poder de la Asamblea para llevar adelante un proceso de selección que siga los principios propuestos.

- Que la Directiva seleccione representantes de cada torre para realizar una auditoría posterior al proceso.


Como ven, no me opongo a que tengamos la mejor administración posible, me opongo a que desde la ex-Directiva, ilegalmente, nos impongan una administración de la que no tenemos ninguna certeza de que es siquiera mejor que las que ya tenemos.

Lo que se juega el 8 de marzo

Las preguntas sin resolver sobre la calidad del servicio a contratar están en el siguiente post, pero las consecuencias inminentes de la contratación son:


- Ruptura de los contratos actuales con proveedores que podrían implicar multas por incumplimiento para las Torres de parte de dichos proveedores


- Posibilidad de que varias Torres sean obligadas a incrementar sus alícuotas


- Incertidumbre absoluta sobre la calidad del servicio: ¿de verdad usted cree que cualquier cambio es mejora? Déle una mirada al post sobre las preguntas para el proveedor y luego me cuenta


- Traspaso inmediato del manejo de las cuentas bancarias y los excedentes monetarios que las torres que posean hacia el administrador común


La ex-directiva está citada para el 8 de marzo para ponerle firma a este - escasamente transparente, público, objetivo o independiente - proceso. Si usted, vecin@, piensa que esto podría manejarse mejor, por favor:

Comuníquese ya con el representante de su Torre, póngale un mail, un SMS, mándele un Twitter o un mensaje al facebook, mejor aún, déle una llamada ahora mismo o déjele una carta bajo la puerta y dígale que usted NO QUIERE QUE FIRME ESE CONTRATO. ¡Su representante tiene que saber que cuenta con su apoyo y el de sus vecinos para oponerse!

Si quiere dejar constancia de que envió una comunicación, envíe una copia de su carta o email a: el.parque.real@gmail.com y aquí se la publicamos (a menos que nos pida que no lo hagamos, desde luego)

¿No tiene el mail de su representante? De seguro su administrador lo tiene... ¡No deje que la falta de acción le quite el poder que usted tiene sobre el destino de nuestro conjunto!

DATO IMPORTANTE

No toda la ex-directiva apoyó la moción. Hay personas que al parecer se toman un poco más en serio la tarea de representar los intereses y administrar los dineros ajenos. Algunos incluso reaccionaron con sus renuncias ante la pretendida imposición de la ex-directiva, porque sienten que no pueden tomar co-responsabilidad de un atropello. ¿Sabe usted si su representante está entre ellos? ¿Por qué no le da una llamada ahora?


Como postdata: el reglamento interno establece que la representación interna le corresponde al Administrador. Por tanto, cualquier persona que esté tomando esta función, al momento, se encuentra al margen del reglamento interno y quien lo haya nombrado, podría haber cometido un serio exceso en sus atribuciones. Otra raya más al tigre.


Si usted, vecin@, tiene información sobre este proceso que quiera compartir, por favor, no se abstenga de dejar su aporte en la zona de comentarios. ¡Gracias por su colaboración!